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Le bail commercial se doit de préciser le contenu et la manière dont s’organise la provision pour charges.

Provision de charges locatives

L’organisation du système de provisions pour charges est libre et doit être régulé, généralement une fois par an. Par définition, une provision n’est pas exacte, car elle anticipe les charges afférentes à l’année en cours. La provision pour charges est payée mensuellement en même temps que le loyer et est inscrite sur la quittance.

Par exemple, s’il y a eu 1 200 euros de provision annuelle et que les charges récupérables sont de 900 euros à la fin de l’année, le propriétaire devra rembourser la différence au locataire.

La régularisation doit être transparente et se faire sur justificatif

La loi prévoit qu’il faut envoyer au locataire la régularisation de charges un mois avant sa facturation en l’informant que les pièces sont disponibles à se demande. Passé ce délai, il est sensé accepter la régularisation.

Charges récupérables sur facture

Les charges ne sont pas forcément provisionnées et peuvent être récupérables au locataire sur facture.

Par exemple, il est possible de demander au locataire les charges d’eau dès que le fournisseur d’eau facture le bailleur inscrit en tant que payeur. Dans ce cas, la provision n’a pas lieue d’être.

Charges forfaitaires

La forfaitisation des charges est une manière simple de faire payer les charges au locataire, car elle évitera les régularisations. Ce type de facturation n’est pas possible pour un bail d’habitation.

L’inconvénient pour le bailleur est que ce type de facturation abouti souvent à un complément de loyer qui influera sur l’estimation de la valeur locative lors du renouvellement ou lors de la révision du loyer.

Il y a deux manières de demander des charges forfaitaires :

• Le loyer est stipulé « charges comprises »
• Les charges sont stipulées forfaitaires avec un pourcentage du loyer

Il est possible de ne forfaitiser qu’une partie des charges (Taxes foncière, taxe sur les bureaux, etc.), pour permettre de simplifier la gestion du local.

Il faut dans tous les cas rédiger le plus précisément possible les clauses de récupération de charges.

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